Politique de confidentialité

1. Ce que nous recueillons et pourquoi

Lorsque vous nous écrivez, demandez un échange ou remplissez un formulaire commercial, nous recevons les renseignements que vous fournissez : nom, adresse courriel, organisation, coordonnées facultatives, besoin exprimé et contenu de vos échanges. Ils servent à répondre, préparer une démonstration, convenir d’un rendez-vous ou donner suite à votre projet.

Dans le formulaire publicitaire Sysimple One destiné aux OBNL, le nom, le courriel et une description de l’organisme et du besoin sont demandés. Le téléphone et le site Web sont facultatifs. Meta peut préremplir des champs à partir de votre profil; vous pouvez vérifier et corriger vos réponses avant l’envoi.

Fournir ces renseignements est volontaire. Sans coordonnées permettant de vous joindre, nous ne pourrons pas répondre personnellement. Ne transmettez pas de renseignements sensibles ni de dossiers concernant vos clients, employés ou bénéficiaires dans une demande commerciale : un exemple fictif suffit.

Une demande de renseignements ne constitue pas une inscription automatique à une infolettre. Toute utilisation supplémentaire exigeant votre consentement fera l’objet d’une demande distincte.

2. Navigation, témoins et mesure d’audience

Le site utilise Google Analytics lorsque vous l’acceptez dans la bannière de confidentialité. Cette mesure porte notamment sur les pages consultées et les interactions avec les liens, afin de comprendre et d’améliorer le site. Notre code de mesure n’envoie pas le contenu saisi dans les formulaires ni les paramètres des liens vers ces formulaires.

Votre choix est conservé dans le stockage local de votre navigateur. Vous pouvez le modifier avec le bouton « Préférences de confidentialité » en bas des pages. Le refus permet de continuer à consulter le site. Retirer votre accord arrête les nouvelles mesures effectuées par notre code; cela ne supprime pas automatiquement les renseignements déjà transmis ni tous les témoins existants. Vous pouvez aussi les effacer dans votre navigateur.

Les échanges nécessaires avec le serveur et les ressources externes, notamment les polices Google Fonts présentes sur le site, transmettent des renseignements techniques tels que l’adresse IP et des informations sur le navigateur. Ils sont distincts du choix concernant Google Analytics.

3. Accès, fournisseurs et services externes

Les personnes autorisées qui répondent aux demandes, assurent le suivi commercial ou administrent les services peuvent accéder aux renseignements nécessaires à leur travail. Des fournisseurs d’hébergement, de messagerie et de services techniques interviennent également pour fournir ces services. Sysimple utilise notamment SendGrid pour des services de courriel.

Les formulaires intégrés aux publicités sont hébergés par Meta, qui traite aussi les renseignements selon sa propre politique de confidentialité. Les services Google sont soumis à la politique de Google. Leurs traitements peuvent avoir lieu à l’extérieur du Québec ou du Canada. La mention d’hébergement canadien de la plateforme Sysimple ne signifie pas que tous les traitements de ces services externes ont lieu au Canada.

Nous limitons les communications de renseignements aux besoins des services, aux usages autorisés et aux obligations légales applicables. Nous ne vendons pas les coordonnées recueillies au moyen des formulaires de prospects.

4. Conservation et protection

Les demandes commerciales sans suite sont conservées jusqu’à 24 mois après le dernier échange, puis supprimées des dossiers commerciaux actifs. Si une relation contractuelle débute, les renseignements nécessaires à cette relation sont conservés pour sa durée et selon les obligations applicables. Une obligation légale ou un litige peut justifier une conservation plus longue.

Les copies présentes dans les sauvegardes et les systèmes des fournisseurs suivent leurs cycles et règles de conservation. La durée ci-dessus ne constitue pas une promesse de suppression simultanée de toutes ces copies.

L’accès aux renseignements est limité selon les besoins et les autorisations. Des mesures organisationnelles et techniques doivent en protéger la confidentialité. Aucun mode de transmission ou de stockage ne permet toutefois de garantir une sécurité absolue.

5. Vos choix et vos droits

Vous pouvez demander l’accès aux renseignements que nous détenons sur vous, leur rectification, le retrait de votre consentement ou leur suppression, sous réserve des exceptions et obligations applicables. Vous pouvez également demander, lorsque la loi le prévoit, la communication de vos renseignements informatisés dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

Écrivez au responsable indiqué ci-dessous en précisant votre demande. Une vérification raisonnable de votre identité peut être nécessaire pour éviter une divulgation à la mauvaise personne. Vous pouvez aussi nous adresser une plainte concernant le traitement de vos renseignements ou vous renseigner auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec.

6. Formulaires utilisés par nos clients

Cette politique vise les demandes destinées à Sysimple pour ses propres activités commerciales. Elle ne remplace pas la politique d’un organisme ou d’une entreprise cliente qui utilise Sysimple One pour recueillir ses propres renseignements. Si vous remplissez le formulaire d’un de ces clients, adressez-vous à l’organisation identifiée sur ce formulaire pour connaître ses pratiques et exercer vos droits.

7. Responsable et mises à jour

Stéphane Dufour
Responsable de la protection des renseignements personnels
Le groupe Sysimple inc.
stephane.dufour@sysimple.ca

Nous mettrons cette page à jour lorsque nos pratiques évoluent. La date en haut de la page indique la dernière révision. Un nouveau consentement sera demandé lorsqu’il est nécessaire pour une nouvelle utilisation de vos renseignements.